Toen programmamanager John Kremer (Alfa College, Groningen) voor de implementatie van een nieuw HR-systeem op zoek was naar een test coördinator, kwam hij in contact met consultant en software partner Richard Vrieling (TopX/AFAS). Al snel kwam ter sprake dat het voor het testen van het systeem ook belangrijk was om het project op een overzichtelijke plek bij elkaar te houden en het traject structuur te geven. Richard had al ervaring met TestMonitor en stelde aan John voor om de tool te gebruiken voor het bijhouden, beheren en archiveren van projecttesten. Dit om ook te toetsen of aan het programma van eisen van het product Afas voldoet.
‘’Als je een product zoekt om je testen goed te regelen voor een grote verscheidenheid aan gebruikers, die je op een laagdrempelige manier wilt betrekken bij het project en het testen van je product, dan kan ik TestMonitor zeker aanbevelen voor overzicht en gebruiksgemak.’’
- Richard Vrieling
Van Excel naar een testmanagement tool
Voor de komst van TestMonitor, hielden de verschillende functioneel beheerders van het Alfa College voornamelijk eigen Excel testscripts bij om de voortgang van projecten te bewaken, ‘’Maar als je wat grotere trajecten gaat doen, dan is het toch wel makkelijk als je hiervoor een systeem hebt’’, aldus John. Naast de compleetheid van de tool en het gebruiksgemak, was ook het laagdrempelige contact met TestMonitor reden voor John om de tool op te nemen in het implementatieproces.
De invoering van het nieuwe systeem en aanvullend het gebruik van TestMonitor was een lang traject en een flinke verandering op het Alfa College. Medewerkers waren voornamelijk druk met HRM acties en om alles in goede banen te leiden werden er daarom complete testsessies gepland om het proces stapsgewijs te doorlopen. Zodoende konden beheerders en medewerkers goed bekend raken met de nieuwe werkwijze en systemen.
‘’Ik kon in die fase ook gewoon snel een test uit handen nemen, zodat ze zich meer op de beheertaken konden richten. Vanuit TestMonitor heb je namelijk de volledige regie over je eigen project en kun je issues van verschillende partijen eenvoudig op één plek bijhouden, in plaats van dat je steeds iets in een ander systeem moet loggen.’’
- Richard Vrieling
Traceerbaarheid voor accountant
In de nazorgfase droeg Richard de coördinatie en het beheer van TestMonitor over en inmiddels is het een tool die steeds meer onderdeel is geworden van een standaardprocedure binnen het Alfa College. Een fijne bijkomstigheid voor John is dat de tool ook de accountant tevreden houdt.
‘’Buiten de test functionaliteit van TestMonitor moet je ook alles kunnen traceren met de accountant. Dus als je ergens een verschil hebt, dan moet je kunnen zeggen: Oké, wat is dan de actie geweest? Wie heeft dat uitgevoerd? Waar is dat gelogd? Daarin is TestMonitor heel waardevol geweest, omdat we een compleet historisch archief aan bevindingen hebben waarin alles goed gedocumenteerd is en een overzichtelijke audit trail heeft.’’
- John Kremer
Inzet op grote en kleine projecten
Voor bedrijven en organisaties die een testfase ingaan adviseert John vooral om op tijd te beginnen. Het hebben van een dedicated testcoördinator en een borging- en monitorings tool is voor hem echter ook cruciaal voor de inrichting van zijn trajecten en de oplevering ervan. TestMonitor zet hij daarom zowel groot als klein in, omdat het schaalbaar is en op maat kan worden gemaakt voor ieder type project.
Onlangs heeft John TestMonitor nog gebruikt voor het testen en implementeren van het cursus management systeem en ook voor de innovatie van het domein studentenadministratie wil John de tool in de toekomst gaan gebruiken, zodat dit grootschalige traject in goede banen geleid kan worden.
